AI-business case: Regn på værdien før I bygger
Et gennemregnet eksempel hjælper jer med at vurdere tid, omkostninger og usikkerhed — og skelne frigjort kapacitet fra en reel besparelse.
Partner & CTO hos Adtention
Hvad skal en AI-business case vise?
En AI-business case skal gøre det muligt at beslutte, om en bestemt forbedring er investeringen værd. Den skal forbinde opgaven med et forventet udbytte, samlede omkostninger og de forudsætninger, der kan ændre konklusionen. En beregning af sparede minutter er et godt input. Den er ikke hele beslutningsgrundlaget.
Begynd med en konkret arbejdsgang: klargøring af produktdata, behandling af henvendelser eller opsamling fra dokumenter. Mål, hvad der sker i dag, før I vurderer en løsning. Hvis I endnu ikke har valgt opgaven, kan I begynde med vores guide til det første AI-projekt.
Mål hele opgaven, ikke kun AI-svaret
Registrér både forberedelse, udførelse, kontrol og rettelser. Brug flere forskellige opgaver fra den almindelige hverdag. Medtag besværlige eksempler og ventetid, hvis ventetiden påvirker den leverance, kunden modtager. Hold medarbejdertid og samlet gennemløbstid adskilt: En opgave kan komme hurtigere gennem systemet uden at spare lige så mange arbejdstimer.
Afklar også, hvor stor en del af opgaverne løsningen kan håndtere, og hvor ofte medarbejderne faktisk vil bruge den. De to forhold må ikke skjules i et optimistisk gennemsnit. Et værktøj kan være godt på en afgrænset opgave og alligevel have begrænset værdi, hvis den opgave sjældent forekommer.
Et regneeksempel, I kan erstatte med egne tal
Eksemplet er konstrueret til denne guide. Det er hverken et kunderesultat, et pristilbud fra Everydai eller en forventning til jeres virksomhed. Alle beløb er eksklusive moms.
| Forudsætning | Eksempel | Det skal I undersøge |
|---|---|---|
| Opgaver pr. måned | 600 | Faktisk antal, inklusive sæsonudsving |
| Andel, der løses med den nye arbejdsgang | 70 % = 420 opgaver | Både egnede opgaver og reel anvendelse |
| Tid før / efter | 8 / 3 minutter | Begge tal inkluderer kontrol og rettelser |
| Frigjort tid | 420 × 5 / 60 = 35 timer | Efterprøves i en pilot |
| Tid, der kan bruges produktivt til andet | 75 % = 26,25 timer | Kan opgaver og bemanding faktisk ændres? |
| Intern værdi pr. anvendelig time | 400 kr. | Vælg et begrundet grundlag, ikke automatisk salgsprisen |
| Beregnet kapacitetsværdi | 10.500 kr. pr. måned | Beskriv konkret, hvordan værdien realiseres |
| Løbende omkostninger | 3.000 kr. pr. måned | Licenser, forbrug, drift og vedligeholdelse |
| Etablering | 60.000 kr. | Også intern tid, dataarbejde, test og oplæring |
Med disse antagelser er kapacitetsværdien efter løbende omkostninger 7.500 kr. pr. måned. Hvis hele den beregnede værdi kan realiseres økonomisk, svarer det til en simpel tilbagebetalingstid på 60.000 / 7.500 = 8 måneder efter fuld ibrugtagning. En opstartsperiode vil forlænge tiden fra projektets start.
Frigjort tid er ikke automatisk penge på kontoen
Hvis lønnen og de øvrige udgifter er uændrede, er den frigjorte tid først og fremmest kapacitet. Den kan bruges til at håndtere flere opgaver, reducere en kø eller forbedre kvaliteten. Det kan være værdifuldt, men skal beskrives som det, det er.
En økonomisk gevinst kan eksempelvis være en konkret undgået ekstern udgift eller ekstra leverancer, som der faktisk er efterspørgsel efter. Ved ekstra salg skal I vurdere bidraget efter de ekstra omkostninger, ikke regne hele omsætningen som gevinst. Undgå også at tælle samme time både som en lønbesparelse og som kapacitet til mere salg.
ROI over en valgt periode beregnes som (realiserbar økonomisk gevinst minus samlede omkostninger) / samlede omkostninger × 100. I eksemplet ville 12 måneder med fuld anvendelse give 126.000 kr. i beregnet værdi mod 96.000 kr. i etablering og drift: 31,25 %. Det er kun et økonomisk ROI, hvis værdien faktisk kan realiseres. Ellers er det en beregning af kapacitet, ikke et dokumenteret afkast.
Se, hvor følsom konklusionen er
Behold de øvrige antagelser, og ændr andelen af opgaver, der reelt løses med den nye arbejdsgang:
| Anvendelse | Frigjorte timer pr. måned | Kapacitetsværdi efter drift |
|---|---|---|
| 45 % | 22,5 timer | 3.750 kr. |
| 70 % | 35 timer | 7.500 kr. |
| 90 % | 45 timer | 10.500 kr. |
Forskellen viser, hvorfor oplæring, gode systemforbindelser og en anvendelig arbejdsform hører hjemme i business casen. Lav også en variant med mere kontroltid og højere driftsomkostninger. En løsning, der kun giver mening i det bedste scenarie, kræver mere afklaring. Brug også tjeklisten fra AI-pilot til drift til at få ansvar og overdragelse med i planen.
Tag dette med til næste beslutning
- Beskriv opgaven, dens ejer og det målte udgangspunkt.
- Vis omkostninger til etablering, intern tid og løbende brug over samme periode.
- Adskil kapacitet, kvalitet, service og økonomiske gevinster.
- Udpeg de usikre antagelser, som en pilot skal undersøge.
- Aftal, hvad der skal være opfyldt for at fortsætte, justere eller stoppe.
En god business case kan ende med et mindre projekt, et eksisterende værktøj eller en ændring uden AI. Vores guide til valg af AI-løsning hjælper med at sammenligne vejene. Har I brug for at afklare muligheder og økonomi sammen, kan vi hjælpe med AI-rådgivning og efterfølgende implementering.
Grundlag for guiden
Regneeksemplet og spørgsmålene er udarbejdet til denne artikel. Som faglig baggrund beskriver den britiske regerings AI Playbook, hvordan en business case skal understøtte beslutningen om ressourcer, omkostninger og relevante løsningsvalg. Vejledningen er skrevet til den britiske offentlige sektor; dens indkøbsregler er ikke krav til danske virksomheder.
